Binnen mijn werkzaamheden loop ik bij klanten (groot/klein) vaak tegen dezelfde vragen aan. Met technische inrichting en ‘geknutsel’ (zoals wij het ook wel noemen) weten we veel van de vragen de baas te zijn. Een nadeel: de oplossingen zijn vaak enkel te gebruiken door iemand met IT-ervaring.  De meeste (terechte) vragen komen van medewerkers uit het bedrijf zelf. Zij hebben zoals ze zelf vaak zeggen ‘wel iets beters te doen dan bezig te zijn met hun IT-omgeving’.

Orchestry is een gebruiksvriendelijke oplossing, waarbij medewerkers op een snelle en krachtige manier inzicht krijgen in de omgeving. Aan de hand van de onderstaande top 5 vragen nemen we je mee in dit programma. Nog wel het beste: IT-ervaring is niet vereist.

Veelvoorkomende vragen:

  1. Kan ik een overzicht krijgen van welke Teams/SharePointsites er allemaal binnen mijn omgeving zijn?

Vanuit Microsoft is het enkel mogelijk een overzicht te krijgen in het beheerdercentrum, of met moeilijke commando’s binnen PowerShell. Wij snappen dat je daar als gebruiker geen ervaring mee hebt. In Orchestry is het mogelijk om een overzicht te krijgen van alle Teams en SharePointsites binnen de omgeving. Zo kan niet alleen jij, maar al je collega’s makkelijk inzien of er al een samenwerkingsomgeving bestaat op het onderwerp waarvoor jij er een wenst aan te maken.

  1. Kunnen we zorgen dat alle Teams dezelfde indeling hebben?

Het makkelijk zoeken binnen Microsoft 365 is een van de grootste uitdagingen waar bedrijven vragen over hebben. Om uniformiteit te krijgen binnen Teams is er een mogelijkheid om sjablonen in te richten. Deze sjablonen bevatten: kanalen, apps en tabbladen. Zaken die worden gemist zijn vaak: Een vaste naamstelling, templates binnen de Officeprogramma’s en een overzichtelijk tabblad met de informatie van wat zich in het team bevindt. Daarbij heeft Orchestry nog een mooie functionaliteit: Een projectentijdlijn.

  1. Is het mogelijk om zicht te houden op welke Teams er binnen onze omgeving worden aangemaakt?

Hier zijn verschillende oplossingen voor, maar zoals we in dit artikel al vaker hebben aangegeven, vaak is enige technische ervaring wel vereist. Om het aanmaken van Teams en SharePointsites overzichtelijk en makkelijk in te regelen, kun je binnen Orchestry gebruik maken van een ‘workflow’. De aangewezen collega ‘s kunnen dan binnen de Teams App bepalen of het team aangemaakt mag worden.

  1. Hoe zorg ik ervoor dat bedrijfsinformatie wordt gewaarborgd?

Teams die al jaren niet zijn aangeraakt. Een steeds meer voorkomende situatie. We werken met zijn alle al een langere periode binnen de Microsoftomgeving. Een gevolg: archiefinformatie blijft in veel gevallen staan tussen de dagelijks gebruikte bestanden. Binnen Orchestry heb je de mogelijkheid om een archiveringsproces in te stellen. Dit zorgt voor een duidelijk overzicht van welke Teams/Sites gearchiveerd dienen te worden. Zo zorgen we dat bedrijfsinformatie bewaard blijft, maar niet je dagelijkse werk beïnvloed.

  1. Hoe weet je met welke externen je samenwerkt?

We werken in een snelle en gevoelige wereld. Je wil niet dat je bedrijfsgegevens zomaar ‘op straat komen te liggen’. Vanuit Orchestry heb je de mogelijkheid om beleid binnen jouw bedrijf af te dwingen, zo ook op het gebied van externe samenwerking. Aan de hand van verschillende keuzes word je meegenomen in de instellingen die er rondom het werken met gasten en externen zijn te doen.